Svineproducent fik hjælp til elektronisk registrering:: Det ville jeg aldrig få gjort selv

Det digitale ringbind Danish Boksen giver automatisk besked, når man skal lave egenkontrol og have styr på alt fra forsyningskæder til sundhedsaftaler og risikovurdering. Men det kan kræve sin sag at komme i gang med, lyder det fra svinebrugskonsulent.

- Jeg må indrømme, at jeg aldrig så frem til at få kontrolbesøg. Ikke fordi der var noget at komme efter for kontrollanten, men fordi det altid var en udfordring at finde de rigtige papirer og de rigtige datoer i de mange mapper på kontoret. Jeg er dygtig til at passe mine dyr og min forretning, men jeg vil gerne undgå for meget papirarbejde.

Ordene kommer fra landmand Jesper Abildgaard Jensen, der driver et sohold ved Volderslev. Her, som på alle andre bedrifter, fylder arbejdet med registreringer og dokumentation også meget i det daglige.

- Jeg er ikke typen, der har lyst til at bruge mange timer på den slags ting. Hvis jeg kan være fri, så er jeg allerhelst det, siger han.

Giver selv besked

Netop for at komme det besværlige papirarbejde til livs valgte Jesper Abildgaard Jensen derfor at få det elektroniske arkivsystem Danish Boksen sat op.

Danish Boksen er et elektronisk arkivsystem, som letter arbejdet med de mange dokumentationskrav, svineproducenter bliver mødt med i dagligdagen.

Alle bilag scannes ind og lagres i systemet, og så giver det automatisk besked, når der er behov for at lave egenkontrol, ligesom det holder styr på alt fra forsyningskæder til besøgsrapporter fra dyrlægen, sundhedsaftaler, medicinregistrering og risikovurdering mv.

Fik sat systemet op af sin konsulent

I starten kræver det en lille indkøring i systemet, ligesom det skal fodres med alle de bilag, som ikke findes digitalt. Men det kræver nogle målrettede timer, og derfor fik han sin svinebrugskonsulent Anne Marie Larsen fra Velas til at sætte det hele op.

Anne Marie Larsen scannede alle dokumenter ind fra papirform og lagde det ind i det elektroniske system. Og så kørte det bare derfra.

- Umiddelbart lyder det meget simpelt at scanne lidt papirer ind, men så enkelt var det bare ikke. Og jeg må nok indrømme, at jeg aldrig ville få det gjort selv. Efter et par timer ville jeg køre sur i det, og så ville jeg bare holde mig til papiret. De relativt få timer, det har taget, har været godt givet ud, for det er en engangsbetaling, og så er det hele på plads, siger Jesper Abildgaard Jensen og fortæller, at det har givet en ro på den front.

- Det skal bare ud af mine hænder. Der er nok at se til i hverdagen, og derfor kan en så lille ting som lidt papirarbejde godt komme til at fylde i hverdagen. Og så er det altså rart at kunne få hjælp til at sætte et flueben ved den opgave.

Undgår spildtid og ekstraregninger

For Anne Marie Larsen var opgaven også ligetil. Hun er nemlig ferm i brugen af Danish Boksen og ved kort og godt, hvad der er brug for, og hvad der kan undlades.

- Det handler jo om at hjælpe landmanden i gang, så han ikke glemmer noget. Jeg ved, hvad der skal scannes ind, og jeg ved, hvordan systemet fungerer. Han skal bare finde de ting frem, jeg skal bruge, og så skal han ikke tænke mere over det, siger Anne Marie Larsen.

Hun peger på, at det både koster tid og penge, hvis landmanden ikke har styr på alle de påkrævede dokumenter, når der kommer kontrolbesøg.

- Hvis tingene ikke er i orden, når han får tilsyn, så skal han til at fumle med papirer, scanne dem ind og eftersende på mail. Og så skal man også betale for det ekstraarbejde, de udfører. Alt det undgår man, hvis man får sat Danish Boksen op og bruger det, siger hun.

Kan også gøres selv

At sætte systemet op er ikke en videnskab, og derfor vil der bestemt være landmænd, der egenhændigt kan sætte det op, fortæller Anne Marie.

Det kræver bare, at han finder alle de nødvendige dokumenter frem, kortlægger hvad der er digitalt og i papirform og så bruger tiden på at scanne ind og fodre systemet.

- Men får han hjælp til det, så kan han være sikker på, at tingene er i orden, når jeg er kørt hjem. Og der er ingen tvivl om, at det daglige dokumentationsarbejde bare bliver nemmere, afslutter hun.

Læs også