Det kan være en besværlig og også dyr øvelse at skulle investere i det rigtige IT-udstyr, men Lars Hvidtfeldt, der sammen med konen Linnéa Treschow har planteskole og producerer én million træer om året, har taget IT-værktøj fra firmaet Brugerdata i brug. Det har betydet en digitalisering af flere processer i det daglige arbejde, fortæller han.

- Vi har valgt at samle alt omkring ordrestyring, opmærkning af juletræer, planlægning og bogføring i vores regnskabsprogram, som derved efterfølgende giver os et stærkt analyseværktøj.

Og det har været en god idé, fastslår Lars Hvidtfeldt.

- Siden vi overtog Kirstineberg og Kirstineberg Planteskole i 2002 har vi brugt Brugerdatas regnskabsprogram, som blandt andet laver time- og sagsstyring og på den måde kan hjælpe os med at aktivitetsbestemme vores omkostninger i forhold til registreringer og den almindelige bogføring, siger Lars Hvidtfeldt.

- I princippet kan jeg således bare trykke på en knap i regnskabssystemet og lave et dækningsbidrag, så jeg ved på øre, hvad det koster at producere hvert enkelt træ, oplyser han og fortsætter:

- På den måde hjælper regnskabsprogrammet os til at lave en rigtig god produktionsstyring, og vi kender alle vores produktionsomkostninger ud på de enkelte enheder. Det er sådan helt overordnet, der, hvor programmet giver stor værdi.

Skaber overblik

Programmet fra Brugerdata ser Lars Hvidtfeldt som den mest oplagte løsning i forhold til hele den overordnede og detaljerede styring af forretningen.

- For 10 år siden købte vi et ordrestyringsprogram fra Brugerdata, og når vi lægger en ordre ind, genererer systemet, at når vi kommer dertil at skulle sende ordren afsted, så kan vi printe arbejdssedler ud, pallesedler og eventuelle andre certifikater ind, forklarer Lars Hvidtfeldt.

- Så følger det automatisk ordren, og når den så kommer afsted, så godkender vi den, og så kører den automatisk over i fakturering. Det betyder, at vi kun har indtastet oplysningerne på en ordre én gang, og den går så igen i alle de her processer. Det er en kæmpe hjælp, pointerer han.

Med på app-bølgen

Og i halen på de gode erfaringer med programmerne fra Brugerdata, er der nu fulgt en ny app, der hjælper til med at holde styr på de tusindvis af træer, som Kirstineberg blandt andet eksporterer til udlandet.

- I programmet er der et såkaldt pyntegrønt-modul, og det bruger vi, når vi mærker juletræerne op i form af en app. Vi har selv været med til at udvikle appen, som sender data med ned i regnskabsprogrammet, så vi får en oversigt over, hvor mange træer vi har mærket, og hvor de står.

Når der så bliver lagt ordrer ind til salg, trækker programmerne selv træerne fra.

- Så kan vi få en oversigt i regnskabsprogrammet over, hvor mange træer vi har mærket op, hvor mange træer har vi disponeret i forhold til kunder, og hvad har vi tilbage at sælge af, siger Lars Hvidtfeldt.

Og det hjælper i sagens natur Lars Hvidtfeldt og kollegerne i planlægningen af arbejdet.

- Og så kan vi bruge regnskabsprogram til at lægge planlægningen til, hvor mange ordrer, paller og træer har vi tilbage i fremtiden den næste dag, uge eller måned frem, og så videre, så vi har det hængende på sedler, og vi kan prioritere, hvor meget mandskab, vi skal bruge, prioritere den tid, der er nødvendig, for at vi kan levere de ordrer, vi skal levere til tiden.