Drop ringbindene og sæt strøm til dine bilag

En ny bogføringslov betyder, at alle dine bilag fremadrettet skal gemmes digitalt. Loven er en god anledning til én gang for alle at droppe de tykke ringbind på reolen og indkassere gevinsterne ved at gøre bilagene digitale.

Af Vibeke Hjorslev Rasmussen, chefkonsulent, Seges Innovation

Jeg skal være den første til at indrømme, at en ny bogføringslov ikke er noget, der lyder specielt sexet. Men ikke desto mindre er den vigtig, fordi den får store konsekvenser for bogholderiet på din bedrift.

Den nye lov betyder nemlig, at alle dine bilag skal arkiveres digitalt og ikke blot på papir, som det hidtil har været tilfældet. Fra den 1. januar 2023, hvor loven har virkning fra, skal du derfor enten selv eller via dit regnskabskontor sørge for, at dine regninger på alt fra antibiotika til reparationer registreres og arkiveres i dit økonomisystem.

Selvom du fortsat også må gemme dine bilag på papir, vil jeg klart opfordre til, at du bruger loven som anledning til én gang for alle at sige farvel til de tykke ringbind i reolen. Og det er der én vigtig årsag til: De digitale bilag kan give dig et langt bedre overblik over din økonomi og din bedrifts status end papirerne i reolen.

Få overblik over hvad pengene bruges på

Når du bogfører dine bilag digitalt, får du således mulighed for at kategorisere dine poster inden for forskellige områder. Dermed kan du konkret kan se, hvor mange penge du bruger på eksempelvis vacciner, dyrlægeregninger og vedligeholdelse af inventar. Du kan tilmed zoome helt ind på, hvor mange penge du bruger på vedligeholdelse af en bestemt traktor eller såmaskine.

Det kan du naturligvis også med papirbilagene, men det er mange gange lettere, når det foregår digitalt.

Og sender du løbende bilagene ind til digital bogføring og arkivering i stedet for blot at gøre det op til momsfristen eller efter årets afslutning, får du også et aktuelt billede af din økonomi i stedet for tal, der i værste fald er op mod halvandet år gamle.

Bedre beslutningsgrundlag i hverdagen

Det digitale overblik over din økonomi betyder, at du får et bedre grundlag for at træffe beslutninger i hverdagen.

Hvis den digitale bilagsopgørelse for eksempel viser, at dine vedligeholdelsesomkostninger på en maskine ligger over det forventede, kan du bruge det som afsæt for at undersøge, om det er mere rentabelt at udskifte den. Og hvis du kan se, at dine foderudgifter ligger over niveau, kan du benytte det som anledning til at afdække, om de kan afholdes på en anden måde.

Dertil kommer, at det rent lavpraktisk er lettere at finde et gammelt bilag digitalt, fordi du kan søge det frem på få sekunder i økonomisystemet i stedet for at skulle bladre gennem flere ringbind.

Spørg rådgiveren til råds

Jeg er helt med på, at det kan være svært at skifte til digital bilagshåndtering, hvis man er vant til at aflevere sine papirbilag et par gange om året på det lokale regnskabskontor. Derfor vil jeg anbefale, at du tager fat på din rådgiver for at afsøge mulighederne.

Desuden er det vigtigt at understrege, at du ikke behøver tage det store digitale spring på én gang. Du kan sagtens starte med at maile dine bilag til dit regnskabskontor, som gemmer dem ned digitalt – og så på et senere tidspunkt selv begynde at arkivere dem digitalt og dykke ned i tallene.

God fornøjelse med arbejdet!

Dette er et debatindlæg, som vi har valgt at offentliggøre på vores hjemmeside og/eller i et eller flere af vores printmedier. Indlægget er udelukkende et udtryk for skribentens egne holdninger.

Læs også