Ledelseskonsulentens bedste råd

I driften af enhver virksomhed er det vigtigt at have en klar plan for, hvem der har ansvaret for hvilke opgaver – og ikke mindst hvordan man kommunikerer om opgaverne. Hvis der ikke er det, kan det koste på både effektivitet, arbejdsglæde og bundlinje.

Det forklarer ledelseskonsulent i VKST, Tove Goldbeck Jensen, som har stor erfaring med rådgivning af ledere i landbruget.

I sidste ende er det altid den øverste ledelses – ejer og driftsleders – ansvar, at medarbejderne har de nødvendige ressourcer for at kunne udføre deres arbejde. Det kan for eksempel være relevant personale og hjælpemidler samt at ledelsen bakker op om beslutninger og handlingsplaner.

Ledelsen kan dog med fordel uddelegere ansvaret for opgaver eller afdelinger til medarbejderne.

- De fleste medarbejdere bliver faktisk motiveret af at få ansvar, fordi det giver dem mere indflydelse på deres arbejde, fortæller Tove Goldbeck Jensen og uddyber yderligere, at det selvfølgelig forudsætter en god vurdering af medarbejdernes kompetencer, så den enkelte medarbejder får succes med at løfte det tildelte ansvar.

Efterlad intet mellem linjerne

For at komme i mål med det projekt, anbefaler ledelseskonsulenten en øvelse i to dele. Første del af øvelsen er at tegne virksomhedens organisationsplan og gennemgå den med medarbejderne.

Det giver nemlig anledning til at drøfte den nuværende opgavefordeling. Er det for eksempel tydeligt, hvem der har ansvaret for forskellige opgaver og afdelinger? Og er der en klar opfattelse af, hvad det ansvar indebærer?

- Ved at italesætte alle opgaver og systematisk gennemgå ansvarsfordelingen, kan man være sikker på at undgå for eksempel dobbeltarbejde eller ineffektive arbejdsgange. Man vil desuden også kunne opdage eventuelle opgaver, der falder »mellem stolene« – altså som ingen tager sig af, forklarer Tove Goldbeck Jensen.

Nøgle til opgavefordeling

Ledelseskonsulenten anbefaler desuden at inddele opgaverne i såkaldte »Guf, gab og gys-kategorier«.

Gys-opgaver er opgaver, man ikke føler sig sikker på eller er tryg ved. Guf-opgaver er ens yndlingsopgaver, som man trives med og som motiverer en, og Gab-opgaver er kedelige.

Tove Goldbeck Jensen forklarer, at de enkelte medarbejderes kategorisering af opgaverne er nøglen til at gøre opgavefordelingen til en »win-win-situation«.

- Det, der er gab eller gys for én medarbejder, kan være guf for en anden medarbejder. Hvis man fordeler sådan, at flest mulige har guf-opgaver, er man nået rigtig langt med motivationen på holdet.

Klar kommunikationsplan

Den anden halvdel af øvelsen, Tove Goldbeck Jensen anbefaler, er at lave en kommunikationsplan, der passer til virksomheden. Det inkluderer både kommandoveje i hverdagen samt en plan for møder.

I et landbrug vil der typisk være behov for tre forskellige typer møder: Ledermøder med ejer og ansatte ledere (driftsleder og mellemledere), medarbejdermøder, der kan være for alle eller afdelingsvis, og ugentlige planlægningsmøder, hvor arbejdet planlægges og fordeles mellem medarbejderne.

Det kan også anbefales at holde en »morgenparole«, hvor dagens arbejde planlægges og fordeles.

- Det er vigtigt, at kommunikationsplanen følges – både op og ned – og at man ikke laver »overspring« i kommunikationsplanen. Vi ser nogle gange, at man har delegeret ansvar for en opgave til en mellemleder eller medarbejder, og at lederen ikke respekterer ansvarsfordelingen, og tager opgaven tilbage eller blander sig, fortæller Tove Goldbeck Jensen og fortsætter:

- Det tager motivationen fra medarbejderen og kan give udfordringer i samarbejdet. Det er derfor vigtigt, at alle er enige i hvordan ansvaret er fordelt, og respekterer det i det daglige samarbejde.